接骨院の事務業務を効率化する方法：基礎から応用まで

経営

接骨院において、施術の質を高めるためには、事務業務の効率化が欠かせません。日々の予約管理やカルテの作成、会計処理など、事務作業は多岐にわたります。これらの業務を効率的に行うことで、施術に集中できる環境を整えることが可能です。この記事では、接骨院の事務業務の基礎から、効率化するための具体的な方法やツールについて詳しく解説します。

 

▼関連記事▼
・接骨院のカルテ管理を徹底解説：正確な記録と効率的な運用方法
・接骨院で導入すべきシステムとは？業務効率化と患者管理のポイント

 

接骨院の事務業務とは？基本的な内容とその重要性

１．受付・予約管理

受付業務は、患者が最初に接触する部分であり、接骨院の「顔」ともいえる役割です。電話やオンラインでの予約対応、来院時の受付、患者の情報登録などを行います。適切な予約管理を行うことで、施術の待ち時間を短縮し、患者さんの満足度向上につながるかもしれません。

  • 重要性: 予約管理のミスや遅延は、患者の不満につながるだけでなく、施術スケジュールの乱れも引き起こすかもしれません。効率的な予約管理は、円滑な施術の流れを維持するために大切でしょう。

２．カルテの作成・管理

患者の施術記録や健康状態を記録するカルテは、施術の品質を保つために欠かせません。近年では、紙のカルテから電子カルテへの移行が進んでおり、データの管理や情報共有が容易になっています。患者の過去の症状や施術内容を確認するために、カルテは必須のツールと言えそうです。

  • 重要性: カルテが正確かつ迅速に記入・管理されていれば、施術者は患者の状態を的確に把握でき、適切な施術が提供できる可能性があります。電子カルテの導入は、効率的なデータ管理を実現し、施術の質の向上が見込めるかもしれません。

３．会計処理

会計業務では、施術費用の計算や支払いの受付を行います。患者ごとに異なる施術内容や保険の適用有無を考慮しながら、正確に会計を行うことが求められます。また、最近ではキャッシュレス決済の導入も進んでおり、支払い方法の多様化にも対応する必要があると言えるでしょう。

  • 重要性: 会計業務のミスは、患者との信頼関係に影響を与えるだけでなく、接骨院の収益にも悪影響を及ぼす可能性があります。正確でスムーズな会計処理は、患者さんの満足度を高める重要な要素と言えるでしょう。

４．保険請求業務

接骨院では、多くの場合、健康保険を使用して施術が行われます。保険請求業務は、施術内容や症状の詳細を保険者に提出し、保険適用のための手続きを行うものです。この業務は複雑で、保険制度の変更にも迅速に対応する必要があると言えます。

  • 重要性: 保険請求業務が正確に行われなければ、保険料の支払いが遅れたり、最悪の場合は請求が通らなかったりするリスクがあります。正確な保険請求は、接骨院の経営において重要な役割を果たします。

５．在庫管理

施術に使用する器具や消耗品（テープ、包帯、消毒液など）の在庫管理も事務業務の一環です。必要な物品が不足することなく、適切なタイミングで補充することが求められます。

  • 重要性: 施術に必要な物品が欠品すると、患者にスムーズな施術を提供できません。在庫管理を適切に行うことで、施術の質を維持し、無駄なコストを削減することが見込めるかもしれません。

６．患者情報の管理と対応

患者からの問い合わせや、施術後のフォローアップも事務業務に含まれます。電話やメールでの対応、次回の予約確認、施術後の症状の聞き取りなどが行われます。

  • 重要性: 丁寧な対応は、患者の信頼を築き、リピート率の向上が見込めるかもしれません。患者情報の適切な管理は、データの漏洩や誤用を防ぎ、信頼性の高いサービスを提供するために欠かせないと言えるでしょう。

接骨院の事務業務を効率化するための方法

１．会計・保険請求の自動化

接骨院では、施術費の計算や保険請求の処理が重要な業務のひとつです。これらの業務を自動化するシステムを導入すると、作業時間を大幅に短縮し、ミスを減らすことができるかもしれません。

  • メリット:
    • 請求業務の正確性が向上し、ヒューマンエラーを減少
    • 保険請求の複雑な計算を自動化し、スタッフの負担を軽減
    • 会計処理が迅速に行えるため、患者さんの待ち時間を短縮
  • 導入のポイント: 最新の保険制度や規定に対応しているソフトウェアを選ぶと、制度変更にも迅速に対応できます。

２． 事務作業のマニュアル化

事務作業のマニュアルを作成することで、新人スタッフの教育がスムーズになり、業務の質の均一化が期待できるかもしれません。特に保険請求や会計業務は手続きが複雑なため、詳細なマニュアルが役立つかもしれません。

  • メリット:
    • 業務フローが明確になり、ミスの発生を抑える
    • 教育コストの削減と、新人スタッフの早期戦力化
    • 業務の標準化により、誰でも一定の質で作業が可能
  • 導入のポイント: マニュアルは定期的に見直し、最新の情報や手順に更新することが重要です。紙だけでなく、デジタルでの共有も検討しましょう。

３．業務管理ツールの活用

日々のタスク管理やスケジュール管理に、業務管理ツールを活用すると、スタッフ間の情報共有がスムーズになるかもしれません。特に、複数のスタッフがいる場合は、誰がどのタスクを担当しているのかが一目でわかるようになるでしょう。

  • メリット:
    • タスクの進捗が可視化され、漏れや遅延を防止
    • スタッフ間のコミュニケーションがスムーズになる
    • タスクの優先順位が明確になり、効率的に作業を進められる
  • 導入のポイント: シンプルで操作がわかりやすいツールを選ぶことが大切です。SlackやGoogle Workspaceなど、既存のツールと連携できるものも便利です。

(出典:AI による業務管理とプロダクティビティツール | Slack)

(出典:Google Workspace)

４．定期的な業務見直しと改善

事務業務の効率化は、定期的に業務フローを見直し、無駄な作業や改善の余地がないかをチェックすることが重要です。スタッフからのフィードバックを基に、業務改善を行うと効果的かもしれません。

  • メリット:
    • 常に最適化された業務フローを維持
    • スタッフの意見を反映させることで、モチベーションの向上
    • 無駄な業務の削減により、全体の効率がアップ
  • 導入のポイント: 定期的なミーティングやアンケートを実施して、現場の声を集め、改善につなげましょう。

接骨院事務業務で求められるスキルとツール

１．コミュニケーションスキル

受付業務では、患者の症状や希望を聞き取るコミュニケーション能力が重要です。親切で丁寧な対応が求められるかもしれません。患者に対しての説明力が重要になるでしょう。初めて来院する患者には、施術の流れや料金体系、保険適用の有無などをわかりやすく説明する場面もあるでしょう。

２．PCスキル

WordやExcelなどの基本的なOfficeスキルが求められるかもしれません。業務では患者のデータ管理や簡単な書類作成を行う場面もあるかもしれません。また、接骨院専用の電子カルテやレセプトソフトの専用ソフト操作スキルが求められると言えるでしょう。

３．請求業務の知識

レセプト業務や保険の知識が求められるかもしれません。業務内容には健康保険のレセプト請求書の作成が必要な場合もあり。保険点数の理解やレセプトソフトの使用経験があると有利かもしれません。また、健康保険や自賠責保険、労災保険の仕組みを理解しておくと、スムーズに業務を進められるかもしれません。

必要なツール

  1. 電子カルテシステム
    • 患者情報の管理、施術履歴の記録に使用します。クラウドベースのシステムも増えており、複数の端末からアクセスが可能です。
  2. レセプトソフト
    • レセプト請求のためのソフトウェア。保険点数の計算やレセプトデータの作成を効率化します。
  3. 予約管理システム
    • 患者の予約状況を一元管理するツール。スマホ対応やリマインド機能があるものも人気です。
  4. 会計ソフト
    • 日々の売上管理や経費計算を行うために使用します。特に、クラウド型の会計ソフトが便利です。

接骨院の事務業務をスムーズに進めるための実践例

１．受付業務の効率化：患者情報シートの活用

実践例: 新規患者さんが来院した際に、まず「患者情報シート」を記入してもらうようにしましょう。このシートには、基本情報（名前、連絡先、症状の概要など）を記載する欄を設けます。また、施術希望の曜日や時間帯、保険の利用有無なども事前に確認できるようにします。

  • 効果:
    • 受付時の聞き取り時間が短縮され、次の患者さんの受付がスムーズに
    • 施術者が患者さんの情報をあらかじめ把握でき、初回の対応が丁寧にできる
    • 記入内容を電子カルテに迅速に反映でき、手入力の手間が省ける

２．在庫管理のデジタル化と定期発注システムの利用

実践例: 消耗品や備品の在庫をデジタルで管理し、在庫が少なくなった際に自動で発注できるシステムを導入します。専用の在庫管理アプリを使えば、どのアイテムがどれだけ残っているかをリアルタイムで確認できます。

  • 効果:
    • 必要な物品が欠品するリスクを減らし、施術のスムーズな進行をサポート
    • 在庫過剰や不足の管理が簡単になり、コストの無駄を削減
    • 発注のタイミングを自動化することで、事務スタッフの作業負担を軽減

３．会計業務のスピードアップ：キャッシュレス決済の導入

実践例: 現金以外の支払い方法（クレジットカード、QRコード決済、電子マネーなど）を導入します。これにより、会計時の現金管理が簡素化され、支払い手続きがスムーズになります。

  • 効果:
    • 会計処理がスピーディーになり、患者さんの待ち時間が短縮
    • 現金の取り扱いが減り、レジの精算ミスが減少
    • 患者さんの支払い手段が増え、利便性が向上

４．保険請求業務の簡素化：自動保険請求ソフトの導入

実践例: 保険請求業務は非常に煩雑で時間がかかるため、自動保険請求ソフトを導入します。これにより、施術内容を入力すると自動で保険請求の書類が作成され、提出もデジタルで行えます。

  • 効果:
    • 計算ミスや書類不備が減少し、保険請求の承認率が向上
    • 保険請求業務の時間が短縮され、他の業務に時間を割ける
    • 常に最新の保険制度に対応できるため、トラブルのリスクが低減

接骨院事務業務の効率化に役立つシステムとソフトウェア

１．レセプトソフト

レセプト（診療報酬請求書）を作成するためのソフトウェアは、保険請求業務の効率化に欠かせません。正確な保険点数の計算や、請求書の自動作成が可能です。

  • 代表的なレセプトソフト
    • メディコム（MediCom）: 大手接骨院で広く導入されているレセプトソフト。電子カルテと連携可能で、データの一元管理が可能です。

(出典:病院用医事コンピューター Medicom-HSiｆ | メディコム | ウィーメックス株式会社（旧PHC株式会社）)

２．会計ソフト

日々の売上や経費を簡単に管理できる会計ソフトは、事務業務の効率化に役立ちます。特にクラウド型の会計ソフトは、いつでもどこでもアクセスでき、経営状況をリアルタイムで確認可能です。

  • 代表的な会計ソフト

(出典:MoneyForwardクラウド)

3．顧客管理システム

効率的な顧客管理システムの導入も収益を最大化するためにはとても重要です。接骨院の事務は複雑なタスクを複数こなす事が求められる場合もあり、業務の効率化に苦労するケースが多くあります。

  • 代表的な会計ソフト
    • 日計表クラウド:患者のカルテの管理やリマインダー送信による離脱防止を自動化でき、エクセルや紙媒体を使用した場合に比べ、事務作業にかかる時間と経費を大幅に削減

「日計票クラウド」は接骨院向けの顧客管理システムで、簡単に経営分析や患者の離脱防止が可能です。紙の日計票を入力するだけで、自動で売上や離脱リスクを可視化し、DM機能を使ってLINEでのリマインドも可能です。クラウド型のため、どこからでもアクセスでき、操作も簡単な上、Excelやアプリのインストールも不要です。初期費用なしでご利用いただくことも可能です。
詳しくはこちらのリンクから　https://lp.nikkeihyo.com/

接骨院における事務作業のまとめ

接骨院の事務業務は、多岐にわたる業務内容とその複雑さから、効率化が求められると言えるでしょう。。電子カルテや保険請求ソフトの活用により、業務の手間を大幅に削減できる可能性があります。事務業務の効率化は、施術の質を向上させ、患者さんの満足度を高めるための重要な要素です。今後も定期的に業務の見直しを行い、改善を図ることが、接骨院の成功につながるかもしれません。